Operation Manager

PHẠM VI CÔNG VIỆC 

• Quản lý vận hành sẽ chịu trách nhiệm với PM, phụ trách tất cả các công việc liên quan đến các nhà thầu phụ của tòa nhà bao gồm dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cảnh quan. Hỗ trợ PM cung cấp các thông tin hành chính, giám sát và hỗ trợ PM trong các hoạt động hàng ngày của tòa nhà; 

• Quản lý Bộ phận giám sát dịch vụ tại Tòa nhà, chịu trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc cho các giám sát dịch vụ để duy trì chất lượng công việc tại Tòa nhà. 

1. Công việc hành chính 

• Theo dõi hợp đồng với nhà thầu phụ trên tất cả các phương diện; 

• Trợ giúp PM trong việc chuẩn bị và sắp xếp cho các dịp lễ hội nếu được yêu cầu, ví dụ như hội nghị cư dân, giáng sinh, tất niên,…; 

• Ghi nhận và giải quyết những phàn nàn của cư dân, nhanh chóng và hiệu quả; 

• Thực hiện và cập nhật quy trình mới khi cần thiết; 

• Chuẩn bị lịch làm việc cho dịch vụ vệ sinh và bảo vệ; 

2. Công việc giám sát 

• Duy trì khu vực làm việc ngăn nắp và sạch sẽ; 

• Có trách nhiệm làm việc với nhà thầu phụ trong việc cung cấp hàng hóa/ dịch vụ, thay thế hàng hóa/ nhân sự…; 

• Thỏa thuận với nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ được thực hiện kịp thời và chuyên nghiệp; 

• Bảo đảm rằng trong tất cả các thời điểm, các nhà thầu phụ phải có cách làm việc phù hợp cho tất cả hợp đồng bảo trì liên quan đến lắp đặt thiết bị, dịch vụ và sửa chữa cơ sở; 

• Giao tiếp với bộ phận Kỹ thuật để đảm bảo việc giám sát bảo trì đúng cách đối với tất cả các dịch vụ như hệ thống điều hòa không khí, thiết bị chữa cháy, bể bơi, máy phát điện, hệ thống an ninh và tất cả các dịch vụ chung khác liên quan đến các tòa nhà; 

• Thực hiện các chính sách và quy trình theo hướng dẫn của PM; 

• Đảm bảo các hoạt động vận hành hàng ngày được quản lý hiệu quả; 

• Kiểm tra danh sách làm việc hàng ngày của các nhà thầu phụ và nhân viên; 

• Đảm bảo tất cả các yêu cầu/nhu cầu cư dân đều được ghi nhận và giải quyết kịp thời; 

• Kiểm tra bảng phân công nhiệm vụ và số lượng nhân viên để đảm bảo số lượng đúng với bảng kiểm tra dấu vân tay từ máy chấm công; 

• Thường xuyên kiểm tra số lượng nhân viên được cung cấp bởi các nhà thầu phụ 

3. Báo cáo 

• Danh sách kiểm tra hằng ngày; 

• Đánh giá nhà thầu phụ hàng tháng và nộp cho PM để có bản phê duyệt cuối cùng; 

4. Nhiệm vụ khác 

• Tạo mối quan hệ với chính quyền địa phương; 

• Một số các công việc khác do PM chỉ định. 

YÊU CẦU 

• Trình độ học vấn: Bằng cấp, chứng chỉ về Quản lý 

• Kỹ năng giao tiếp: Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách  hàng và các bên liên quan khác 

• Tin học văn phòng: Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin 

• Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan 

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh thành thạo (cả nói và viết) 

• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết; 

• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi; 

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm; 

• Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình; 

• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực; 

• Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến; 

• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt; 

• Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và kiến thức tốt về các vấn đề hiện tại.