Administration & Receptionist Executive

RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. Office Administration & Cost Management / Quản lý hành chính văn phòng và chi phí

• Track and manage monthly office expenses; prepare complete payment documents and submitthem to the Operations Manager for review before approval and payment in line with company policy. These include office rent, electricity, water, management fees and Owners' Committee remuneration, cleaning, plants, stationery, supermarket supplies, coffee, monthly offerings and drinking water / Theo dõi và quản lý các khoản chi phí văn phòng hàng tháng; chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thanh toán, trình Operations Manager rà soát trước khi chuyển phê duyệt và thanh toán theo quy định. Bao gồm: tiền nhà, điện, nước, phí quản lý & thù lao Ban Quản trị, vệ sinh, cây xanh, văn phòng phẩm, siêu thị, cà phê, đồ cúng hàng tháng và nước uống văn phòng.
• Coordinate with suppliers, Accounting and relevant departments to complete supporting documents, track on-time payments and promptly report any issues / Phối hợp với nhà cung cấp, Kế toán và các bộ phận liên quan để hoàn thiện chứng từ, theo dõi tiến độ thanh toán đúng hạn và kịp thời báo cáo các vướng mắc.
• Monitor needs for and manage stationery, supplies and equipment; consolidate purchase requests and execute purchases once approved / Theo dõi nhu cầu và quản lý văn phòng phẩm, vật tư, trang thiết bị; tổng hợp đề xuất mua sắm và thực hiện sau khi được phê duyệt.
• Coordinate scheduled and ad-hoc maintenance and repair requests at the office / Phối hợp xử lý các yêu cầu bảo trì, sửa chữa định kỳ hoặc phát sinh tại văn phòng.
• File and manage administrative records, including contracts, invoices and supporting documents; monitor service contract expiry dates and proactively remind the Operations Manager of itemsdue for renewal / Lưu trữ và quản lý hồ sơ hành chính, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan; theo dõi thời hạn hợp đồng dịch vụ và chủ động nhắc Operations Manager về các nội dung cần gia hạn.

2. Reception & Front Office / Lễ tân và tiếp đón

• Welcome and guide visitors to the office; notify and coordinate with relevant persons/departmentsto ensure a professional reception / Đón tiếp và hướng dẫn khách đến văn phòng, thông báo và phối hợp với người/bộ phận liên quan để đảm bảo công tác tiếp đón chu đáo.
• Answer and route incoming calls and general enquiries to the right persons/departments; record and pass on messages promptly / Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi, các yêu cầu chung đến đúng người/bộ phận phụ trách; ghi nhận và chuyển lời nhắn kịp thời.
• Manage meeting room bookings; prepare rooms, equipment and refreshments for internal meetings and client visits / Quản lý lịch đặt phòng họp; chuẩn bị phòng, trang thiết bị và nước uống cho các cuộc họp nội bộ và buổi tiếp khách.
• Receive, send, sort and route mail, parcels and office documents / Tiếp nhận, gửi, phân loại và lưu chuyển thư từ, bưu phẩm và tài liệu văn phòng.
• Keep the reception and common areas tidy, well-stocked and presentable at all times / Đảm bảo khu vực lễ tân và khu vực chung luôn gọn gàng, đầy đủ vật dụng và chuyên nghiệp.

3. Business Travel Support / Hỗ trợ công tác và di chuyển

• Book flights, hotels and ground transportation for staff in line with confirmed itineraries, budgets and approvals / Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển cho nhân viên theo
  lịch trình, ngân sách và phê duyệt được xác nhận.
• Prepare business trip documents, confirm itineraries and handle any changes that arise / Chuẩn bị hồ sơ công tác, xác nhận lịch trình và hỗ trợ xử lý các thay đổi phát sinh.
• Consolidate related invoices and receipts to complete payment and expense settlement procedures / Tổng hợp hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn thiện thủ tục thanh toán và quyết
  toán.

4. HR Administration Support / Hỗ trợ hành chính nhân sự

• Support onboarding of new employees; prepare workstations and equipment, and coordinate account and system access set-up / Hỗ trợ thủ tục tiếp nhận nhân sự mới; chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị và phối hợp đăng ký tài khoản, quyền truy cập.
• Track and support employee engagement activities, including birthday celebrations, special occasions and internal events in line with company policy / Theo dõi và hỗ trợ các hoạt động
  chăm sóc nhân viên, bao gồm chúc mừng sinh nhật, các dịp đặc biệt và hoạt động nội bộ theo chính sách của Công ty.
• Support offboarding procedures; track handovers and asset returns as guided by HR and assigned by the Operations Manager / Hỗ trợ thủ tục nghỉ việc; theo dõi bàn giao và thu hồi tài sản theo hướng dẫn của HR và phân công của Operations Manager.
• Help circulate approved announcements and prepare logistics for training programs and internalactivities / Phối hợp phổ biến các thông báo đã được phê duyệt và chuẩn bị hậu cần cho các chương trình đào tạo, hoạt động nội bộ.

5. Reporting, Coordination & Confidentiality / Báo cáo, phối hợp và bảo mật

• Update the Operations Manager on work progress, upcoming payments and arising issues for guidance / Cập nhật Operations Manager về tiến độ công việc, các khoản thanh toán đến hạn và
  các vấn đề phát sinh để được hướng dẫn xử lý.
• Coordinate with departments, suppliers and other stakeholders to ensure work is completed on schedule / Phối hợp với các phòng ban, nhà cung cấp và các bên liên quan để đảm bảo công
  việc được thực hiện đúng tiến độ.
• Maintain the confidentiality of internal information, records and department operations / Đảm bảo bảo mật thông tin, hồ sơ nội bộ và các thông tin liên quan đến hoạt động của bộ phận.
• Other administrative and reception tasks as assigned by the Operations Manager / Thực hiện các công việc hành chính, lễ tân khác theo phân công của Operations Manager

REQUIREMENTS / YÊU CẦU:

• Language: Good English communication and email writing / Ngôn ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và viết email tốt.

• Education: College or Bachelor's degree in Business Administration, Office Administration or a related field/ Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng hoặc lĩnhvực liên quan.
• 1-2 years of experience in an administrative or receptionist role; experience in real estate or a multinational company is an advantage / Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính hoặc lễ tân; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản hoặc công ty đa quốc gia.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) / Thành thạo Microsoft Office(Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Strong organizational, time-management and multi-tasking skills / Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc tốt.
• Professional communication, appearance and manner when receiving guests / Giao tiếp, ngoại hình và tác phong chuyên nghiệp trong tiếp đón khách.
• Detail-oriented and accurate in handling documents and payment records / Cẩn thận, chính xác trong xử lý hồ sơ, chứng từ thanh toán.
• High integrity and strict confidentiality / Trung thực và có ý thức bảo mật thông tin cao.
• Proactive, responsible, able to work under pressure and meet deadlines / Chủ động, có trách nhiệm, chịu được áp lực và hoàn thành công việc đúng hạn.