Junior Customer Service Officer

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / RESPONSIBILITIES:

1. Khu vực sảnh/ Lobby area:

• Thực hiện checklist hàng ngày cho khu vực tiền sảnh: kiểm tra công tác vệ sinh, trang thiết bị, tác phong của nhân viên nhà thầu (an ninh và vệ sinh)/ Daily checklist for front Office: ensuring the inspection of cleanliness, equipment, and the professionalism of the contractor’s staff.

2. Khu vực quầy Chăm sóc khách hàng/ Customer Service Counter:

• Đảm bảo khu vực quầy làm việc sạch sẽ và gọn gang/ Maintain clean and tidy counter.
• Hàng ngày kiểm tra tình trạng và tưới nước cho cây cảnh được trang trí tại quầy nếu có/ Daily check on the condition of the decorative plants at the counter and water them as necessary.
• Kiểm tra và chuẩn bị các form mẫu sử dụng để hỗ trợ khách/ Prepare the necessary forms to assist guests.
• Công việc chính/ Main tasks:
• Ghi nhận lại thông tin/ ý kiến của khách hàng, thông báo đến trưởng bộ phận và chuyển các thông tin đến các bộ phận có liên quan/ Record customer information/feedback, notify the head of department, and forward the information to the relevant departments.
• Cung cấp thông tin cần thiết của dự án khi được yêu cầu/ Provide essential project information when required.
• Nắm vững cách sử dụng các chức năng và biết cách theo dõi công việc trên app Property Cube dưới sự kiểm soát và hướng dẫn của quản lý/ Have a thorough understanding of the functionalities of the Property Cube app and how to monitor tasks under the supervision and guidance of the manager.
• Tương tác với các bộ phận khác như kế toán, kỹ thuật, vệ sinh và bảo vệ khi cần thiết/ Coordinate with other departments such as accounting, engineering, security and cleaning staffs when needed.
• Nắm vững và hiểu rõ các quy định của tòa nhà/ các quy trình cơ bản của bộ phận Chăm sóc khách hàng đang được thực hiện tại dự án/ Have a thorough understanding of the building's regulations and the basic procedures of the Customer Service department currently implemented in the project.
• Tuân thủ quy trình của bộ phận và chỉ đạo của người quản lý/ Follow department procedures and manager's directions.

3. Báo cáo/ Reports:

• Thực hiện báo cáo theo hướng dẫn và chỉ đạo của quản lý trực tiếp/ Prepare reports in accordance with the instructions from the direct supervisor
• Báo cáo ngay lập tức tất cả các hiện tượng bất thường, rủi ro, không an toàn có thể gây cháy/ nổ cho quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật/ Immediately report to the manager or technical department all abnormal phenomena, risks, or insecurity that could cause fire/ explosion.

4. Khác/ Other tasks:

• Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác được giao bởi quản lý bộ phận/ Perform all other duties assigned by line manager.
• Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv/ Coordinate with other departments in daily activities and events, etc.

YÊU CẦU / REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp trung cấp trở lên; ưu tiên sinh viên đang theo học trong các lĩnh vực liên quan./ High school diploma or above; currently enrolled in a relevant field preferred.
• Có kỹ năng giao tiếp lưu loát và thấu hiểu khách hàng./ Strong communication, empathy, and customer service orientation.
• Có khả năng đa nhiệm hiệu quả./ Ability to manage multiple tasks efficiently.
• Thành thạo căn bản việc sử dụng bảng tính và các loại cơ sở dữ liệu./ Basic proficiency in using databases and spreadsheets for information management.
• Có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc và biết cách kiểm soát được cảm xúc của cá nhân./ Ability to withstand high levels of work-related pressure and manage personal emotions effectively.
• Chủ động trong công việc, không ngại học hỏi kiến thức mới và sẵn sàng hỗ trợ khi được yêu cầu./ Proactive in tasks, willing to learn new knowledge, and ready to provide support when requested.
• Có khả năng giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh./ Good command of English for effective communication.