Assistant(e) coordination administrative et opérations

À propos de ScaleMyCrew

ScaleMyCrew est un groupe Franco-Belge qui constitue des équipes dédiées à Madagascar pour accompagner des entreprises européennes sur le long terme.

Notre mission est de recruter les meilleurs talents dans nos domaines d’activité, notamment l’IT, l’administratif, le marketing, les RH, l’IA, la comptabilité et les fonctions support.

Nous construisons des postes durables, où chacun peut apprendre, évoluer et s’épanouir dans un environnement stimulant et bienveillant.

Fondée par Romain Juillet, entrepreneur avec plus de 10 ans d’expérience dans la création et le management d’équipes à Madagascar, ScaleMyCrew est aujourd’hui en pleine croissance.

Le poste

Nous recrutons un(e) Coordinateur(trice) administratif(ve) et opérations réseau pour accompagner l’équipe centrale d’un groupe européen en forte croissance, organisé autour d’un réseau multi-sites.

Vous travaillerez en lien direct avec les équipes support et opérationnelles en Europe, avec un rôle central dans la coordination administrative, le suivi des demandes internes, la gestion de sujets fournisseurs, le support recouvrement, la mise à jour de supports de communication et l’intégration de nouvelles structures.

C’est un poste polyvalent, structurant et très concret, pour une personne qui aime faire avancer les sujets, suivre plusieurs dossiers à la fois et apporter de la fluidité dans l’organisation.

Le poste est basé à Antananarivo, dans les bureaux de ScaleMyCrew, en collaboration quotidienne avec l’équipe cliente en Europe.

Vos responsabilités

1. Support administratif transverse

Vous prenez en charge des tâches administratives variées pour soutenir l’équipe centrale au quotidien. Vous centralisez les informations, assurez les suivis, mettez à jour les documents utiles et facilitez la bonne coordination entre les interlocuteurs.

2. Coordination RH et formation

Vous participez à l’organisation des événements internes, des journées de formation et des actions de team building. Vous gérez la planification, les inscriptions, la logistique, le suivi des présences et la collecte des retours.

Vous accompagnez aussi l’intégration des nouveaux arrivants sur plusieurs volets administratifs et organisationnels.

3. Support opérations

Vous assistez l’équipe sur des demandes opérationnelles liées aux différents sites du réseau. Vous aidez à obtenir des devis, suivre des interventions, relancer les prestataires et assurer la bonne avancée des sujets terrain.

4. Recouvrement et support comptable administratif

Vous gérez certaines demandes liées au recouvrement et à la facturation. Vous prenez les appels, traitez les e-mails entrants, recherchez les informations manquantes et aidez à résoudre les problèmes administratifs ou de facturation.

Vous intervenez également sur le suivi de certains fournisseurs et sur la recherche de documents manquants.

5. Support marketing et communication

Vous gérez une boîte e-mail d’information générale et contribuez à la mise à jour de différents supports de communication. Cela peut inclure des cartes de visite, des supports imprimés, des écrans d’accueil ou encore certaines données dans les outils marketing utilisés par le client.

6. Intégration de nouvelles structures

Vous participez à l’intégration administrative de nouveaux sites dans le réseau. Vous intervenez sur des sujets variés comme le suivi fournisseurs, les ouvertures ou transferts de contrats, la gestion d’équipements, les commandes, la coordination documentaire et certains éléments liés à la conformité ou à l’infrastructure.

7. Structuration et suivi

Vous tenez à jour les tableaux de suivi, sécurisez les informations, faites avancer les dossiers et contribuez à améliorer l’organisation au quotidien. Votre rôle est essentiel pour garder une exécution fluide, fiable et bien structurée.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, fiable, réactive et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle avec sérieux.

Vous avez une formation en gestion, administration, assistanat, comptabilité, RH ou domaine proche.

Vous avez idéalement une première expérience réussie dans un poste administratif polyvalent, en back-office, en coordination ou en support opérations.

Vous avez un excellent niveau de français, à l’écrit comme à l’oral.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, les e-mails, les fichiers de suivi et les environnements de travail structurés.

Vous aimez les rôles utiles, concrets, avec de la variété et un vrai impact sur le fonctionnement de l’équipe.

Ce que nous apprécions particulièrement

• Une bonne capacité de priorisation

• Un vrai sens du détail

• Une communication claire et professionnelle

• Une posture proactive

• Une capacité à suivre les dossiers jusqu’au bout

• Une expérience dans un environnement multi-sites ou en croissance est un plus

Conditions

• Poste en CDI à temps plein

• Basé à Antananarivo

• Travail en présentiel dans les bureaux ScaleMyCrew

• Environnement de travail moderne, équipé et stable

• Collaboration avec une équipe européenne

• Salaire selon expérience

• Assurance santé privée, prime transport, tickets repas, primes de performance

• Accompagnement RH et suivi de carrière