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Asistente Administrativo Ejecutivo Bilingue
About the job Asistente Administrativo Ejecutivo Bilingue
- Hacer, responder y atender llamadas telefónicas.
- Dejar, tomar y canalizar mensajes asegurando que los asuntos sean propiamente atendidos y resueltos.
- Coordinar y programar reuniones y/o eventos, preparar salas de reuniones, equipos, alimentos y materiales necesarios.
- Producir información según le sea requerido o estime pertinente, incluyendo, pero sin limitarse a: a. Preparar y redactar informes, presentaciones, cartas, cotizaciones, propuestas, comunicados y otros documentos. b. Recibir, leer, investigar y canalizar la correspondencia dirigida al(a) Asistente Administrativo(a) del(a) CEO y/o los(as) miembros del ELT. c. Investigar e indagar para obtener los datos necesarios para el debido manejo y resolución de negocios, consultas, contratos, entre otros.
- Coordinar la logística de las visitas a nuestras instalaciones.
- Recibir y atender visitantes y clientes que llamen o visiten las instalaciones físicas de la compañía y atender sus necesidades y requisiciones de información, gestiones o apoyo profesional de manera inmediata, asegurando una experiencia cordial y profesional.
- Organizar, sacar copias, archivar, digitalizar y mantener documentos y registros al día.
- Gestionar el correo electrónico, respondiendo o redirigiendo según corresponda.
- Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario.
- Proveer los recordatorios que sean necesarios a los(as) miembros del ELT para el manejo efectivo de su agenda.
- Apoyar en la gestión y seguimiento de proyectos específicos.
- Organizar itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte para el personal ejecutivo y otros(as) empleados(as) según sea necesario.
- Asistir en la preparación y distribución de comunicaciones internas.
- Fungir como punto de contacto y seguimiento entre miembros de la empresa y la agencia de publicidad, firmas de arquitectos y otros suplidores.
- Recopilar y analizar datos, hacer y someter informes según corresponda o le sea requerido.
- Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
- Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible.
- Aportar activamente a las transformaciones culturales, así como al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.