Over de baan Tijdelijke management assistent/secretaresse (m/v/x)
De opdrachtomschrijving
freelance
Opdrachtcontext
Voor een tijdelijke en afgebakende opdracht binnen onze organisatie zoeken wij een ervaren zelfstandig management assistent/secretaresse (ZZP). De opdracht vraagt om een professional die op eigen verantwoordelijkheid secretariële en organisatorische ondersteuning levert binnen de afdeling Programmaondersteuning.
Je voert de werkzaamheden uit zonder gezagsverhouding, met ruimte voor eigen professionele invulling, binnen de afgesproken kaders, resultaten en deadlines.
Doel van de opdracht
Het leveren van hoogwaardige secretariële en organisatorische ondersteuning aan beleidsmedewerkers en programmaleiders, zodat programmas en bijeenkomsten tijdig, efficiënt en zorgvuldig worden voorbereid en uitgevoerd gedurende de looptijd van de opdracht.
Werkzaamheden
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor onder meer:
Beheren van en werken vanuit gedeelde mailboxen, inclusief afstemming met andere programmaondersteuners
Agendabeheer voor programmaleiders en beleidsmedewerkers
Coördineren en plannen van interne en externe afspraken
Vergaderondersteuning, waaronder:
Tijdige verzending van agendas en stukken
Organisatie van facilitaire randvoorwaarden (ruimte, notulist, lunch)
Administratie van commissies en deelnemers
Ondersteuning bij (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen (30–100 deelnemers):
Opzetten en beheren van eventpaginas in Momice
Beheer van genodigden- en deelnemerslijsten
Ondersteuning tijdens evenementen (bijv. ontvangst deelnemers)
Zelfstandig schakelen tussen diverse ICT-systemen, waaronder:
Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint)
Uitvoeren van administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van beleidsmedewerkers en programmaleiders
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, facilitaire en secretariële vragen binnen de opdracht
Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.
De Eisen
- Zelfstandig ondernemer (ZZP), ingeschreven bij de KvK
- Beschikt over eigen middelen (laptop, telefoon e.d.)
- Draagt eigen ondernemersrisico en is zelf verantwoordelijk voor belastingen en verzekeringen
- Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau
- Afgeronde secretariële opleiding of cursus
- Minimaal 8 jaar aantoonbare ervaring als management assistent/secretaresse
- Ruime ervaring met Microsoft Office
- In staat om werkzaamheden zelfstandig te plannen en uit te voeren binnen afgesproken kaders
De Wensen
- Ervaring met Momice, M-Files, VVG-tool en/of iBabs
- Aantoonbare ervaring binnen complexe of bestuurlijke organisaties
- Snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen maken