Secrétaire de direction H/F

À propos de notre client

Notre client est un groupe familial de concessions automobiles, sur Noisy Le Grand (93) et Saint-Thibault-des-Vignes (77). Avec un plus de 60 collaborateurs, l'entreprise attache beaucoup d'importance aux valeurs de performance, transparence, autonomie et convivialité. Ses principales activités sont la vente de véhicules neufs, la réparation ainsi que la vente de pièces de rechanges et d'accessoires d'origine des véhicules. Il a également un service de vente de véhicules d'occasion révisés et garantis. Sa priorité est la satisfaction client à travers un accueil et un service client de proximité.

Vous avez envie de vous impliquer pleinement dans une entreprise qui vous écoute et vous récompense à la hauteur de votre implication ? Alors, ce poste est fait pour vous !

Description du poste

Vous êtes en charge d'assister la direction du groupe et intervenez sur les missions suivantes :

Direction générale :

• Ouverture, tri et distribution du courrier.
• Rédaction de mails, courriers et procédures : pour les clients, les fournisseurs et les salariés.
• Mise en place de planning.
• Commandes de fournitures pour les concessions Chardon et le restaurant Simonne Traiteur.
• Classement/ archivage de documents/ gestion et organisation de la destruction des archives.
• Envoi de bordereaux de demande de fonds à la banque (prêt travaux en cours).
• Relation avec les fournisseurs : demande de devis, commande, suivi de commande, pointage de factures, conformités avec les devis, saisies des notes de carburant.
• Relation avec les clients : réponses aux courriers, recherche de renseignements.
• Saisies simples de comptabilité : pointage des cartes bancaires, saisies 4 fois sans frais.
• Préparation des réunions de direction. Rédaction des comptes-rendus. Représentation de la direction et intervention dans les réunions des chefs de service.
• Aide à la préparation des objectifs des différents services et suivi.
• Contrôle de gestion sur le terrain : contrôle des factures, aide au suivi des règlements, suivi des encours (ordres de réparations non facturés)
• Gestion de la formation : établir un plan de formation, planifier et suivre les formations selon les directives de la marque, de l'entreprise et du groupe : formations obligatoires + celles demandées par le CSE.
• Rédiger et gérer l'affichage obligatoire.
• Tenue de l'agenda de la direction avec l'anticipation de toutes les tâches et du planning de la salle de réunion.

Ressources Humaines du groupe :

• Relation avec la médecine du travail : déclaration, suivi, relances, anticipation des visites
• Rédaction de réunion du personnel, de support de formation, de plans de rémunération, de notes de service, de contrats de travail et de courriers divers : prolongation période essai, avertissement, mise en demeure.
• Gestion des dossiers salariés à l'embauche : déclaration URSSAF, ouverture informatique des dossiers salariés, préparation des documents nécessaires (mutuelle, fiches de renseignements, accès informatiques, boîtes mails).
• Comptabilisation des heures supplémentaires.
• Aide à la préparation des éléments de paies et coordination avec la comptabilité.
• Aide au recrutement : prise de RDV avec les candidats, rédaction de la fiche de poste, participation aux entretiens.
• Faire le lien avec le responsable marketing dans la gestion de la Marque Employeur, exemple : rédaction Newsletter salariés.
• Gestion du linge.
• Préparation des menus : mise en page, en forme et plastification pour le restaurant Simonne Traiteur.

Gestion de projets :

• Accompagner les dirigeants dans la gestion des projets de l'entreprise.
• Recherche de fournisseurs.
• Préparation de documents.
• Démarches administratives.

Gestion de l'ACGV (Association des concessionnaires du groupe VW) :

• Gestion des adhésions (lancement des campagnes, saisies dans le logiciel, pointages sur les comptes bancaires et envois des attestations aux adhérents).
• Préparation de la Convention annuelle (mailing invitations, relances)
• Suivi des cotisations.
• Participation aux réunions afin de rédiger les comptes-rendus (5 conseils de marques 3 fois/an).
• Gestion des déplacements pour tous les membres des conseils et gestion des NDF.
• Gérer le fonctionnement administratif de l'association en général (organisation des élections jusqu'aux résultats, mailing)

Fonctions/ représentation lors de congrès, auprès d'institutions et dans des comités, entre autres :

• Représente la concession en tant que dirigeant(e) dans toutes les conventions et réunions du constructeur.
• Quelques déplacements en province (1 à 3 selon les mois).

Profil recherché

Diplômé(e) dune formation de niveau Bac+2 en assistanat, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire.

• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et les techniques d'assistanat.
• Réel(le) bras droit, vous avez une vraie capacité d'anticipation, êtes doté(e) d'une grande réactivité et comprenez vite les demandes.
• Vous êtes organisé(e), autonome, force de proposition et vous savez prendre des initiatives.
• Personne de confiance, vous faites preuve de discrétion et ponctualité.
• Vous possédez un excellent relationnel.
• Reconnu(e) pour vos qualités de communication, vous gérez vos missions avec professionnalisme et convivialité.
• Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral (niveau intermédiaire).
• Vous êtes titulaire du permis B.
• Connaissance du secteur automobile serait un plus.

N'hésitez plus, venez rejoindre une équipe dynamique évoluant au sein d'un groupe familial qui propose des opportunités dévolution interne !

Conditions et avantages

• Type de contrat : CDI temps plein
• Lieu : Noisy-le-Grand (93)
• Statut : Cadre 39h (35h + 4h en forfait HS)
• Rémunération : 41-42K 
• Téléphone et ordinateur
• Mutuelle et prévoyance
• Participation aux bénéfices
• Salle de pause pour déjeuner
• Repos le week-end (si besoin lors des événements)
• Poste à pourvoir : dès que possible