Business Support Officer

VistaH recrute en exclusivité pour Petrodiff leur(e) futur(e) Business Support Officer

Petrodiff est l'exploitant des stations Gulf au Luxembourg, avec ses 11 stations-service et ses 140 collaborateurs. Cette société fait partie du groupe Certas Energy. Ne se limitant pas à ses stations-service, ce groupe offre de nombreuses opportunités dans divers secteurs d'activité. Petrodiff valorise la sécurité, le bien-être des employés et une culture d'entreprise forte, marquée par des moments conviviaux comme les repas et les drinks partagés entre collègues.

Vos missions :

• Gestion administrative quotidienne et traduction : Assurer la gestion des courriers (rédaction, préparation, traduction et suivi), la mise à jour des bases de données, ainsi que la gestion du courrier interne et des archives. Vous serez également en charge du suivi des factures, la lecture, l'analyse et le suivi de contrats, des caisses et des chèques repas.
• Organisation d'événements et de réunions : Préparation et organisation de réunions internes, team buildings, et formations. Vous prendrez en charge la planification (prise de rendez-vous, envois de convocations), la préparation des dossiers, la réservation des salles, ainsi que la gestion du catering et l'accueil des participants.
• Support aux projets : Contribuer activement à des projets transversaux comme la préparation d'actions marketing et de sponsoring, l'optimisation du système d'archivage (physique et électronique), et la gestion des plaintes clients. Vous participerez également à la déclaration de sinistres et au suivi des dossiers d'assurances.
• Support à la direction QHSE et RH : Apporter un soutien à la direction pour la préparation de statistiques de vente, de rapports budgétaires, ainsi que pour le suivi des projets liés aux départements QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement) et RH.
• Participation à l'analyse et la veille : Réalisation de recherches documentaires, organisation d'enquêtes et préparation de statistiques et d'analyses pour aider à la prise de décision et à l'amélioration des processus internes.
• Interface avec les prestataires : Gérer les contacts avec les prestataires internes et externes, ainsi que la réception d'appels téléphoniques, tout en garantissant un service de qualité.

Votre profil :

• Formation : Diplôme en administration (Assistant(e) de direction) ou comptabilité, avec des notions juridiques.
• Expérience : Une première expérience dans un poste similaire est un atout, mais un profil moins expérimenté avec une forte capacité d'apprentissage est également bienvenu.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint). La connaissance du logiciel SAP, Soft Co et des programmes INTEC (Cash In, Trade In, Scan In) est un atout certain.
• Compétences personnelles : Sens de l'organisation, esprit d'équipe, aisance relationnelle, et discrétion. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais. Autonome dans la gestion de son travail.
• Langues : Vous maitrisez parfaitement le français et l'allemand, tant à l'oral qu'à l'écrit. Langlais est important au vu des réunions et activités de traduction demandées dans la fonction. La pratique du luxembourgeois représente un avantage certain

Nous vous offrons :

• Un cadre de travail dynamique et moderne, au sein d'une équipe engagée et une ambiance de travail positive.
• Opportunités de formation et de développement personnel.
• Un contrat à durée indéterminée à temps plein.
• Une date de début immédiate ou à convenir.

• Une fourchette de salaire attractive, en cohérence avec la politique interne de Petrodiff.

Évolution de carrière : Petrodiff offre des perspectives d'évolution de carrière et de formations pour ses collaborateurs, au sein d'un groupe en pleine expansion.

Chaque candidature sera traitée dans la plus stricte confidentialité. Nous avons hâte de découvrir votre profil et de potentiellement vous permettre de rencontrer l'équipe dynamique de Petrodiff !